Завершено внедрение СЭД «ДЕЛО» в мэрии Читы

Электронные офисные системы, ООО

В начале февраля 2014 года в администрации городского округа «Город Чита» была запущена в промышленную эксплуатацию система электронного документооборота «ДЕЛО». На сегодняшний момент в единой базе данных системы работают все комитеты, отделы и управления муниципалитета, а также администрации районов города Читы. Проект выполнен специалистами компании «КС-Консалтинг», партнера ЭОС в Западной и Восточной Сибири.

До внедрения системы (еще с 1998 года) регистрация входящих и исходящих документов администрации велась в электронном виде с использованием программы, написанной собственными силами. Программа фактически выполняла только учетные функции – фиксировала основные реквизиты документов, по которым был возможен поиск. Пересылку регистрационных карточек документов в подразделения она не поддерживала. При этом поиск по реквизитам поручений к документам не был возможен, что не позволяло автоматизировать составление отчетов по исполнительской дисциплине. Для работы с обращениями граждан велась отдельная база – в той же программной оболочке, но с названием «Жалобы».

В 2013 году было принято решение приобрести коробочный программный продукт, функционал которого позволил бы не только вести учет документов, но и создать общую документальную базу с возможностью быстрого поиска по любым реквизитам, перевести бумажные документы в электронную форму, обеспечить прозрачность исполнения поручений на всех этапах, а также создать электронный архив документов. Программа «ДЕЛО», которая в Забайкальском крае используется во всех органах исполнительной власти и на муниципальном уровне, полностью удовлетворяла поставленным условиям.

Было приобретено 25 рабочих мест системы, в том числе 20 – подсистемы «ДЕЛО-Web». Рабочие места СЭД «ДЕЛО» были установлены в общем отделе администрации, а веб-клиенты получили комитеты, управления и районные администрации.

Также была приобретена опция «Поточное сканирование» и 25 лицензий на приложение «Мониторинг документов». Данное приложение разработано специалистами «КС-Консалтинг» и предназначено для оповещения пользователей о наступивших событиях в системе ДЕЛО (поступление новых документов и поручений, смена статуса проектов документов, ввод новых отчетов исполнителями), а также для уведомления пользователей о приближающихся событиях в системе ДЕЛО (наступлении сроков исполнения поручений, визирования и подписания проектов документов).

В течение января 2014 года специалисты компании «КС-Консалтинг» установили систему и произвели ее настройку. Пользователи СЭД «ДЕЛО» прошли обучение, в процессе которого изучили функционал системы и освоили основные операции.

Результатом проекта стала автоматизация регистрации основных групп документов – входящей, исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов (постановлений и распоряжений администрации). Большинство входящих документов при регистрации переводятся в электронный вид с помощью опции «Поточное сканирование». Практикуется обмен документами между участниками СЭД только в электронном виде, без передачи бумажных оригиналов.

В системе настроен процесс контроля исполнения документов и мониторинг текущего хода исполнения. Также из СЭД «ДЕЛО» организована печать конвертов и печать почтовых реестров.

Кроме закупленных администрацией Читы лицензий СЭД «ДЕЛО», в общем отделе установлены 3 рабочих места, предоставленные Правительством Забайкальского края в рамках проекта по созданию краевой СЭД органов исполнительной власти и местного самоуправления. Данные рабочие места подключены к региональной СЭД, и администрация Читы имеет возможность получать документы от организаций, являющихся участниками единой системы документооборота (от Правительства, министерств, департаментов, служб, инспекций и иных структур).

В перспективе планируется подключить базу документов администрации Читы к единой СЭД органов власти через подсистему «Сервер электронного взаимодействия». Данная подсистема уже приобретена заказчиком. Ее внедрение позволит обмениваться документами с другими государственными структурами без их перерегистрации в базе данных СЭД администрации Читы. Также планируется в ближайшее время приобрести дополнительные рабочие места системы «ДЕЛО» и еще одну лицензию на опцию «Поточное сканирование» (для исходящих документов).

Таким образом, Чита стала еще одним из региональных административных центров, активно развивающим электронный документооборот с использованием продуктов ЭОС. Напомним, что СЭД «ДЕЛО» ранее внедрено в мэриях Барнаула (Алтайский край), Владивостока (Приморский край), Владикавказа (Северная Осетия – Алания), Вологды, Калининграда, Курска, Нарьян-Мара (Ненецкий АО), Ростова-на-Дону, Ставрополя и других столиц субъектов РФ.

Проект создания системы электронного документооборота в администрации Читы является частью глобального проекта по автоматизации документооборота в органах власти и местного самоуправления Забайкальского края, который реализован на базе СЭД «ДЕЛО» компанией «КС-Консалтинг». По состоянию на конец 2013 года в единой системе электронного документооборота Забайкальского края работали 100% сотрудников исполнительных органов государственной власти.

17.02.2014

Ещё Статьи от Электронные офисные системы, ООО
Решения от Электронные офисные системы, ООО
Новости от Электронные офисные системы, ООО
События от Электронные офисные системы, ООО