СЭД «ДЕЛО» в Администрации города Вологды

Электронные офисные системы, ООО

http://ecm.ict-online.ru/projects/p112201/

Проект по автоматизации документооборота в структурах Администрации Вологды на базе СЭД «ДЕЛО» (флагманского продукта компании ЭОС) стартовал в 2007 году и развивается по настоящее время. Работы по внедрению СЭД осуществлялись специалистами компании «Офис-Док» - регионального представителя компании ЭОС в Северо-Западном Федеральном округе. По состоянию на 13 октября 2014 года, в СЭД «ДЕЛО» работает 541 пользователь (к системе подключены все муниципальные служащие), всего в системе зарегистрировано 965 137 документов, к концу текущего года это число может достигнуть миллиона.

О заказчике

Город Вологда основан в 1147 году и входит в состав Вологодской области, является административным центром Вологодской области. Структура Администрации города Вологды включает 6 департаментов (градостроительства и инфраструктуры, гуманитарной политики, имущественных отношений, финансов, экономического развития, стратегического планирования и инвестиционной политики), 4 управления (правовое, информации и общественных связей, информационных технологий и защиты информации, управление делами) и 2 отдела (бюджетного учета, отчетности и методологии и мобилизационной работы).

Об исполнителе

Компания «Офис-Док»(Санкт-Петербург), созданная в 2001 году, на сегодняшний день относится к числу компаний, имеющих наибольший практический опыт по внедрению систем электронного документооборота и управления контентом. На счету компании более 300 самостоятельно реализованных проектов, десятки тысяч внедренных рабочих мест, участие в крупнейших федеральных проектах по созданию распределенных систем электронного документооборота. Специалисты компании – эксперты как в предметной области, так и в области информационных технологий.

Предпосылки проекта

Администрация Вологды проявила интерес к вопросам автоматизации документооборота еще в 2006 году. Целями внедрения были: своевременное и качественное исполнение документов, поэтапный переход на электронный документооборот, и, как следствие, повышение эффективности деятельности органов Администрации города Вологды, а также повышение качества принятия управленческих решений.

СЭД «ДЕЛО» была выбрана Администрацией Вологды с учетом многолетнего опыта успешной эксплуатации данной СЭД в различных государственных и коммерческих структурах. Так, в госсекторе многолетними пользователями СЭД «ДЕЛО» являются федеральные министерства и ведомства, региональные правительства, администрации, законодательные органы, а также сотни муниципалитетов по всей территории России. Если говорить о городских муниципалитетах, то, кроме Вологды, крупные проекты по автоматизации документооборота реализуются в администрациях Калининграда, Ставрополя, Азова, Благовещенска, Ростова-на-Дону, Норильска, Тольятти, Подольска и многих других.

В качестве интегратора была приглашена компания «Офис-Док» как региональный представитель ЭОС в Северо-Западном Федеральном округе, имеющий богатый опыт внедрения СЭД в органах государственной власти и местного самоуправления.

Ход проекта

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в Администрации Вологды проходит с 2007 года, когда в аппарате было внедрено 16 рабочих мест системы «ДЕЛО», 14 рабочих мест подсистемы «ДЕЛО-WEB» и 7 рабочих мест опции «Сканирование». Были автоматизированы основные делопроизводственные процессы – регистрация, контроль исполнения документов, перевод бумажных экземпляров в электронный вид. Также использовалась опция «Мониторинг документов».

В 2008, 2010 годах и в феврале 2013 года происходило расширение системы – закупка дополнительных рабочих мест и новых опций. Например, только в феврале 2013 года Администрация Вологды приобрела 7 лицензий «ДЕЛО», 30- «ДЕЛО-WEB», а также 3 АРМ опции «Поточное сканирование», 5 – «Печать штрих-кода», по 15 – «Оповещение и уведомление» и «Информер» и опцию «ЭП и шифрование».

Уже на первых этапах внедрения СЭД «ДЕЛО» позволила Администрации Вологды значительно повысить эффективность работы за счет автоматизации процессов регистрации, обработки и прохождения документов, а также обеспечения непрерывного контроля исполнения управленческих решений со стороны руководства.

В 2012 году в Администрации Вологды прошел ряд мероприятий по переходу на согласование проектов муниципальных правовых актов (МПА) в электронном виде. В апробации схемы прохождения проектов МПА в июле-декабре 2012 года принимали участие следующие органы Администрации: Управление делами, Управление информационных технологий и защиты информации, Правовое управление, Департамент городского хозяйства и Департамент имущественных отношений. В рамках апробации схемы успешно прошли согласование в электронном виде свыше 500 проектов МПА, прошли групповое обучение 277 пользователей, индивидуальное обучение - 34 пользователя.

Результаты проделанной работы:

•Сокращение сроков согласования;

•Снижение расходов на бумажный носитель при распечатке и ксерокопировании документов и приложений;

•Стимулирование персональной ответственности каждого разработчика МПА за своевременную и качественную подготовку МПА;

•Повышение качества подготовки МПА;

•Возможность работы с версиями документов;

•Обеспечение прозрачности процедуры согласования;

•Создание полнотекстовой базы электронных копий МПА;

•Возможность предоставления электронных копий МПА из СЭД «ДЕЛО».

Также было налажено электронное взаимодействие Администрации города Вологды с Вологодской городской Думой и прокуратурой города Вологды. С 2013 года Администрация города Вологды направляет копии нормативных правовых актов из СЭД «ДЕЛО» в электронном виде в Государственно-правовой департамент Правительства Вологодской области для ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Вологодской области.

С 28 декабря 2012 года проекты нормативных правовых актов представляются Правовым управлением в прокуратуру города Вологды для проведения антикоррупционной и правовой экспертизы на бумажном носителе с сопроводительным письмом, а также в электронном виде на официальный электронный адрес прокуратуры города Вологды. А с 13 августа 2013 года Администрация города Вологды направляет копии МПА, заверенные электронной подписью Администрации города Вологды, в электронном виде на адрес электронной почты Вологодской городской Думы. Об этом рассказала консультант отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды Ольга Седова.

По данным на середину октября 2014 года СЭД «ДЕЛО» была внедрена во всех департаментах и структурных подразделениях Администрации Вологды. Общее число пользователей системы достигло 541. «В работе используется как толстый, так и тонкий клиенты – «ДЕЛО WEB» доступно 446 пользователям. Вариантов лицензирования – два, в том числе конкурентное», - комментирует Ольга Седова.

Проблемы, с которыми столкнулись специалисты Администрации Вологды, по словам Ольги Седовой, касались необходимости внесения в РКПД дополнительной информации о проекте и введения дополнительных реквизитов, разработки печатных форм: листа согласования, указателя рассылки.

Количество документов, зарегистрированных в системе, ежегодно увеличивается: если за 2008 год в СЭД «ДЕЛО» было зарегистрировано 16090 документов, то за 2013 – 200023, в 2014 году, по состоянию на 13 октября - 159609 документов. «Всего в системе уже 965 137 документов. К концу года мы выйдем на миллион», - прогнозирует Ольга Седова.

Итоги проекта

К настоящему времени с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизированы следующие процессы:

1.Регистрация документов, в том числе с применением технологии поточного сканирования;

2.Регистрация и рассмотрение обращений граждан (в том числе обращений граждан, поступивших с официального сайта Администрации);

3.Протокольное сопровождение совещаний;

4.Направление документов на исполнение в электронном виде;

5.Контроль за ходом исполнения документов и поручений, за исполнительской дисциплиной в целом на всех уровнях контроля;

6.Осуществление выборочного контроля за рассмотрением обра

24.11.2014

Ещё Новости от Электронные офисные системы, ООО
Решения от Электронные офисные системы, ООО
Статьи от Электронные офисные системы, ООО
События от Электронные офисные системы, ООО